E-Mails senden

Diese Anleitung führt Sie durch das Einrichten und Senden von E-Mails an Leads direkt aus Sellfaster, einschließlich SMTP/IMAP-Konfiguration, E-Mail-Feld-Setup und Antwortverfolgung.

Was ist die E-Mail-Funktion?

Sellfaster ermöglicht es Ihnen, E-Mails direkt an Leads zu senden, ohne die App zu verlassen. Wenn Sie eine E-Mail senden:

• Die E-Mail wird über den konfigurierten SMTP-Server Ihres Teams zugestellt
• Eine Interaktion wird automatisch beim Lead erfasst
• Die E-Mail wird für Threading gespeichert, damit Antworten nachverfolgt werden können
• Wenn IMAP konfiguriert ist, werden eingehende Antworten automatisch erfasst

So bleibt die gesamte Kommunikationshistorie an einem Ort zusammen mit Besuchen, Anrufen und anderen Interaktionen.

Voraussetzungen

Bevor Sie E-Mails senden können, muss Folgendes eingerichtet sein:

1. E-Mail-Einstellungen konfiguriert - Ihr Teamadministrator muss SMTP (und optional IMAP) in den Einstellungen einrichten
2. Ein benutzerdefiniertes E-Mail-Feld - Ihre Vorlage muss ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ email enthalten (siehe Benutzerdefinierte Felder)
3. Ein Lead mit E-Mail-Adresse - Das E-Mail-Feld muss beim Lead ausgefüllt sein, den Sie kontaktieren möchten
4. Berechtigung - Sie benötigen die Berechtigung interactions:create

Schritt 1: E-Mail-Einstellungen konfigurieren

Ihr Teamadministrator konfiguriert E-Mail in den Teameinstellungen.

1. Navigieren Sie zu /home/[team]/settings
2. Scrollen Sie zum Abschnitt E-Mail-Konfiguration
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus

SMTP-Einstellungen (Ausgehende E-Mail)

IMAP-Einstellungen (Eingehende E-Mail / Antwortverfolgung)

Allgemeine E-Mail-Einstellungen

Beim Aktualisieren der E-Mail-Einstellungen können Sie Passwortfelder leer lassen, um das bestehende Passwort beizubehalten. Ein Platzhalter zeigt an, ob bereits ein Passwort gesetzt ist.

Schritt 2: Ein benutzerdefiniertes E-Mail-Feld erstellen

Um E-Mails an Leads senden zu können, benötigt Ihre Vorlage ein Feld, das die E-Mail-Adresse des Leads speichert.

1. Navigieren Sie zu /home/[team]/custom-fields
2. Klicken Sie auf Feld erstellen
3. Setzen Sie den Feldtyp auf E-Mail
4. Geben Sie einen Namen (z.B. "E-Mail-Adresse") und einen Feldschlüssel (z.B. email_address) ein
5. Konfigurieren Sie Validierung und Sichtbarkeit nach Bedarf
6. Fügen Sie das Feld einer Vorlage hinzu
7. Weisen Sie die Vorlage Ihrer Kampagne zu

Der Feldtyp email enthält eine eingebaute E-Mail-Validierung, die sicherstellt, dass nur gültige E-Mail-Adressen akzeptiert werden.

Detaillierte Anweisungen finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder.

Schritt 3: Eine E-Mail-Adresse zu einem Lead hinzufügen

Sobald die Vorlage zugewiesen ist:

1. Navigieren Sie zur Detailseite des Leads: /home/[team]/projects/[campaign]/addresses/[address]
2. Finden Sie das benutzerdefinierte E-Mail-Feld in den Lead-Details
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Leads ein
4. Änderungen speichern

Eine E-Mail senden

Mit abgeschlossener Einrichtung können Sie jetzt E-Mails senden:

1. Zum Lead navigieren
   • Gehen Sie zur Detailseite des Leads
   • Oder finden Sie den Lead über die Adressliste Ihrer Kampagne
2. Das Interaktionsformular öffnen
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Interaktion hinzufügen
3. Die E-Mail-Option auswählen
   • Klicken Sie auf die E-Mail-Aktion, um zum E-Mail-Verfassungsformular zu wechseln
4. Ihre E-Mail verfassen
   • Das An-Feld wird automatisch aus dem benutzerdefinierten E-Mail-Feld des Leads ausgefüllt
   • Geben Sie eine Betreffzeile ein
   • Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail
   • Ihre konfigurierte E-Mail-Signatur wird automatisch angehängt
5. Einen Interaktionsstatus auswählen
   • Wählen Sie den passenden Status für diese Interaktion
6. Eine Nachverfolgung festlegen (optional)
   • Wenn der gewählte Status die Nachverfolgung aktiviert hat, legen Sie ein Erinnerungsdatum fest
7. Senden
   • Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail zuzustellen und die Interaktion zu erfassen

Felder des E-Mail-Formulars

Was beim Senden passiert

Wenn Sie auf Senden klicken:

1. E-Mail wird zugestellt - Gesendet über den SMTP-Server Ihres Teams an die E-Mail-Adresse des Leads
2. Interaktion wird protokolliert - Eine Interaktion wird automatisch beim Lead mit dem gewählten Status erstellt
3. E-Mail wird gespeichert - Der E-Mail-Inhalt wird gespeichert und über eine Transaktions-ID für Threading verknüpft
4. KI-Zusammenfassung wird aktualisiert - Die KI-generierte Zusammenfassung des Leads kann aktualisiert werden, um die neue Interaktion widerzuspiegeln

E-Mail-Antwortverfolgung

Wenn Ihr Team IMAP konfiguriert hat, kann Sellfaster automatisch E-Mail-Antworten erfassen:

• Eingehende Antworten werden über Threading mit der Original-E-Mail abgeglichen
• Abgeglichene Antworten werden als Interaktionen beim Lead protokolliert
• Ihr Team kann spezifische Interaktionsstatus haben, die als is_email_reply für diese automatischen Einträge markiert sind
• Antwortinhalte werden zur Referenz in der Interaktionshistorie gespeichert

Das bedeutet, Sie können die vollständige E-Mail-Konversationshistorie direkt auf der Detailseite des Leads sehen.

Best Practices

E-Mail-Inhalt

1. Kurz und prägnant - Kurze, klare E-Mails erhalten bessere Antworten
2. Personalisieren - Auf vorherige Interaktionen oder spezifische Details verweisen
3. Klare Handlungsaufforderung - Dem Empfänger mitteilen, was Sie von ihm brauchen
4. Professioneller Ton - Denken Sie daran, dass E-Mails Ihr Team repräsentieren

Nachverfolgungen

1. Erinnerungen setzen - Nachverfolgungsdaten für E-Mails verwenden, die eine Antwort benötigen
2. Antworten nachverfolgen - Interaktionshistorie des Leads auf eingehende Antworten prüfen
3. Zeitnah antworten - Auf Antworten reagieren, solange der Kontext frisch ist

Signaturen

1. Einmal konfigurieren - E-Mail-Signatur in den Teameinstellungen festlegen für Konsistenz
2. Kontaktinformationen einschließen - Es dem Empfänger leicht machen, Sie über andere Wege zu erreichen

Fehlerbehebung

E-Mail wird nicht gesendet

Wenn E-Mails nicht gesendet werden:

1. SMTP-Einstellungen in den Teameinstellungen überprüfen
2. SMTP-Host, Port und Anmeldedaten prüfen
3. Sicherstellen, dass die TLS-Einstellungen den Anforderungen Ihres E-Mail-Providers entsprechen
4. Ihren Teamadministrator kontaktieren, um die Konfiguration zu überprüfen

Keine E-Mail-Option verfügbar

Wenn Sie die E-Mail-Aktion bei einem Lead nicht sehen:

1. Bestätigen Sie, dass Ihre Vorlage ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ email enthält
2. Überprüfen Sie, ob die Vorlage der Kampagne zugewiesen ist
3. Prüfen Sie, ob der Lead eine E-Mail-Adresse eingetragen hat

Senden-Schaltfläche nicht sichtbar

Wenn die E-Mail-Sendeoption nicht sichtbar ist:

1. Überprüfen Sie, ob Sie die Berechtigung interactions:create haben
2. Kontaktieren Sie Ihren Teamadministrator, um Ihre Rolle zu prüfen

Antworten werden nicht angezeigt

Wenn E-Mail-Antworten nicht verfolgt werden:

1. Bestätigen Sie, dass IMAP-Einstellungen in den Teameinstellungen konfiguriert sind
2. IMAP-Host, Port und Anmeldedaten prüfen
3. Sicherstellen, dass die TLS-Einstellungen für Ihren E-Mail-Provider korrekt sind
4. Überprüfen, ob Ihr Team Interaktionsstatus mit is_email_reply konfiguriert hat

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